中化化肥有限公司（以下簡(jiǎn)稱“中化化肥”）曾經(jīng)是一家外貿(mào)企業(yè)，隨著國(guó)家對(duì)化肥流通體制的改革，中化化肥逐漸成長(zhǎng)為國(guó)內(nèi)最大的集產(chǎn)、供、銷為一體的綜合性的化肥企業(yè)。這家擁有17家分公司的企業(yè)實(shí)行的是以分銷為主，向產(chǎn)業(yè)鏈上下游延伸的發(fā)展形態(tài)，目前已經(jīng)形成了非常完整的一體化協(xié)同發(fā)展的運(yùn)營(yíng)模式。而在這一過程中，信息化建設(shè)所發(fā)揮的助推力是不容忽視的。
“中化化肥最大的一個(gè)特點(diǎn)是，業(yè)務(wù)覆蓋的范圍非常廣。我們目前有2000多個(gè)銷售網(wǎng)點(diǎn)、7家控股企業(yè)和一些參股企業(yè)。由于這個(gè)特點(diǎn)，我們的企業(yè)信息化顯得尤為重要。信息化在公司快速擴(kuò)張的過程中發(fā)揮了很大的作用。”中化化肥信息技術(shù)部總經(jīng)理范賀軍通過自身的工作，對(duì)于信息化在中化化肥企業(yè)擴(kuò)張轉(zhuǎn)型中的作用深有體會(huì)。
10年規(guī)劃，DMS重中之重
中化化肥在信息化建設(shè)上有一個(gè)長(zhǎng)達(dá)10年的規(guī)劃，分了四個(gè)階段：2005年前夯實(shí)基礎(chǔ)、2006 年~2008年穩(wěn)步推進(jìn)、2009年~2010年優(yōu)化提升、2011年~2015年全面提升。而在這長(zhǎng)達(dá)10年的規(guī)劃中，分銷管理系統(tǒng)（DMS）一直是信息化規(guī)劃和建設(shè)的重中之重。
2000年，中化化肥開始實(shí)施ERP，由于公司本身有北京總部、17家分公司、生產(chǎn)企業(yè)和營(yíng)銷網(wǎng)點(diǎn)四個(gè)大的組成部分，所以ERP系統(tǒng)為了適應(yīng)不同的需求，分成了SAP和分銷管理系統(tǒng)兩大組成部分。其中，北京總部、17家分公司和生產(chǎn)企業(yè)使用的是SAP系統(tǒng)；各地的營(yíng)銷網(wǎng)點(diǎn)使用的是分銷系統(tǒng)。2003年ERP升級(jí)的時(shí)候，中化化肥開始著手建立覆蓋當(dāng)時(shí)網(wǎng)點(diǎn)的分銷管理系統(tǒng)。而最初想到建這個(gè)分銷系統(tǒng)，中化化肥主要是為實(shí)現(xiàn)三個(gè)方面的作用：更好地固化流程，讓新建的網(wǎng)點(diǎn)有遵循的標(biāo)準(zhǔn)；防范經(jīng)營(yíng)上的風(fēng)險(xiǎn)，保證及時(shí)回款和倉(cāng)儲(chǔ)安全；提高工作效率，總部能夠及時(shí)掌控全國(guó)銷售情況。SAP和分銷管理系統(tǒng)有專門的接口，中化化肥每天都會(huì)把分銷管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳到SAP系統(tǒng)上，同時(shí)也會(huì)把SAP上的主數(shù)據(jù)傳輸?shù)椒咒N系統(tǒng)上。這兩個(gè)系統(tǒng)的互相補(bǔ)充使得中化化肥的ERP系統(tǒng)從上線到現(xiàn)在一直都發(fā)揮著很大的作用。
2003年分銷系統(tǒng)開始著手建立時(shí)，中化化肥在全國(guó)總共有100個(gè)網(wǎng)點(diǎn)，和現(xiàn)在區(qū)別最大的一點(diǎn)是：每個(gè)網(wǎng)點(diǎn)都設(shè)有一個(gè)自己的倉(cāng)庫(kù)，在業(yè)務(wù)模式和工作方式上還是比較簡(jiǎn)單的。經(jīng)過5年多的發(fā)展，中化化肥的網(wǎng)點(diǎn)已經(jīng)從最初的100個(gè)迅速擴(kuò)張到了2000個(gè)，而此時(shí)的倉(cāng)庫(kù)數(shù)也縮小到了500個(gè)。這2000多個(gè)網(wǎng)點(diǎn)最基層已經(jīng)設(shè)立到縣一級(jí)。從表面上看，這是一個(gè)網(wǎng)點(diǎn)的數(shù)目的增加，但是從深層次來看，這是業(yè)務(wù)模式在不斷地優(yōu)化。
為了適應(yīng)業(yè)務(wù)模式的調(diào)整，2009年，范賀軍經(jīng)過公司管理層的同意后，決定對(duì)分銷系統(tǒng)進(jìn)行一個(gè)升級(jí)換代。“其實(shí)2009年～2010年我們主要在做的就是這個(gè)事情，這是為公司未來的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)�！狈顿R軍在談到分銷系統(tǒng)升級(jí)換代的意義時(shí)如此描述。
眾所周知，一個(gè)系統(tǒng)的升級(jí)換代并不簡(jiǎn)單意義上的系統(tǒng)容量的改變。從一個(gè)系統(tǒng)遷移到另一個(gè)系統(tǒng)的過程中，存在著大量的問題，工作量的巨大只是其中之一。由于系統(tǒng)遷移是分區(qū)域進(jìn)行的，在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里，兩套系統(tǒng)是同時(shí)運(yùn)行并且被使用的�！拔耶�(dāng)時(shí)最關(guān)注的就是如何保證數(shù)據(jù)安全，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)之間的平滑過渡。我們當(dāng)時(shí)預(yù)估，兩套系統(tǒng)順利過渡完畢需要大約一年左右的時(shí)候。這就意味著在這一年里，有兩套系統(tǒng)在同時(shí)使用�！狈顿R軍在著手準(zhǔn)備分銷管理系統(tǒng)之前，對(duì)于系統(tǒng)遷移過程中會(huì)產(chǎn)生一系列的問題做出了充分的預(yù)估。
整個(gè)信息技術(shù)部都明白，擺在他們面前最大的挑戰(zhàn)是：如何將兩套系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合到一起。對(duì)于各個(gè)分公司來說，他們可以根據(jù)自己區(qū)域所使用的系統(tǒng)直接查看經(jīng)營(yíng)情況，但是作為需要時(shí)刻掌控全國(guó)銷售的北京總公司，要查看不同分公司的業(yè)績(jī)時(shí)需要登錄不同的系統(tǒng)。這對(duì)于提高管理層的工作效率來說是一個(gè)很大的阻礙。為此，信息技術(shù)部的全體人員在范賀軍的帶領(lǐng)下，采取了很多措施，嘗試了很多方法，力求盡量縮短系統(tǒng)的切換時(shí)間。中化化肥獨(dú)特的小BI系統(tǒng)，就是這個(gè)過渡期里最有力的保障。
小型BI，智能過渡潤(rùn)滑劑
為保證兩套系統(tǒng)平滑過渡，在升級(jí)初期，中化化肥就為此上線了一個(gè)小型的BI（商業(yè)智能，以下簡(jiǎn)稱BI）系統(tǒng)。之所以稱之為小型BI，其實(shí)最根本的原因是這個(gè)BI并不是傳統(tǒng)意義上的BI項(xiàng)目。由于升級(jí)情況的迫切性，這個(gè)小型的BI系統(tǒng)需要和分銷管理系統(tǒng)的升級(jí)同步，并且還能夠足夠的簡(jiǎn)單，實(shí)施起來需要更加的快捷。在系統(tǒng)升級(jí)的過程中，小型BI也必須順利上線。
事實(shí)證明，中化化肥布置實(shí)施這個(gè)小型的BI系統(tǒng)對(duì)于兩套系統(tǒng)的平滑過渡起到了非常明顯的作用。小型BI 系統(tǒng)上線的出發(fā)點(diǎn)是為了整合兩套系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，舊的分銷管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和新的分銷管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都會(huì)匯總在這個(gè)小型的BI系統(tǒng)里。依靠這個(gè)小型BI系統(tǒng)，北京總公司的管理層、決策層和一些職能部門的相關(guān)人員只需通過小型BI系統(tǒng)就可以監(jiān)控各個(gè)分公司、生產(chǎn)企業(yè)和銷售網(wǎng)點(diǎn)的銷售情況、庫(kù)存情況和價(jià)格。在他們查看和調(diào)用數(shù)據(jù)的時(shí)候，完全感覺不到是有兩套不同級(jí)別的系統(tǒng)在運(yùn)行，在簡(jiǎn)化了工作程序的同時(shí)極大地提高了工作效率。
中化化肥的這個(gè)小型BI系統(tǒng)雖然只是簡(jiǎn)單版本的BI，但是既解決了中化化肥系統(tǒng)切換中的問題，日常中也是發(fā)揮了一定的商務(wù)智能作用的。這種商務(wù)智能不僅僅是一些簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)，也包括了一些分析、支持決策方面的報(bào)告。從BI系統(tǒng)可以看到整個(gè)公司的網(wǎng)絡(luò)庫(kù)存的走勢(shì)情況，看各個(gè)分公司的銷售情況，看單一品種的銷售趨勢(shì)和變化，并且分析產(chǎn)生的原因，相關(guān)職能部門可以根據(jù)這些分析報(bào)告來決定是否進(jìn)行促銷、哪種產(chǎn)品要投入更多的宣傳成本、哪些倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存有超期的風(fēng)險(xiǎn)。
此外，中化化肥的BI系統(tǒng)還開發(fā)了一系列的預(yù)測(cè)功能，并且以此來幫助管理層做出決策。尤其是對(duì)不同分公司情況的監(jiān)測(cè)，同一產(chǎn)品在不同時(shí)間段的銷售走勢(shì)和庫(kù)存走勢(shì)，通過兩者的對(duì)比和分析，能夠獲得很多銷售方面的規(guī)律性報(bào)告。“這種報(bào)表的開發(fā)給管理層決策時(shí)提供了很大的幫助，對(duì)業(yè)務(wù)的支持比較到位�！狈顿R軍對(duì)這個(gè)小型BI系統(tǒng)發(fā)揮的作用還是非常滿意的。
范賀軍介紹，自從小型BI系統(tǒng)上線后，對(duì)于ERP的補(bǔ)充和完善的作用發(fā)揮得比較好。ERP本身的功能中比較主要的是輸入和處理信息，有了BI系統(tǒng)后，對(duì)于信息量是否足夠方面有了更多檢測(cè)方面的指標(biāo)。由于BI對(duì)于信息的完整性和準(zhǔn)確性要求很高，如果系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)資源不準(zhǔn)確或者說不是完整的，那么BI再智能也無法分析出正確的結(jié)果。
再被問及，以后這個(gè)小型BI系統(tǒng)最后是否會(huì)發(fā)展成真正的商務(wù)智能系統(tǒng)時(shí)。范賀軍說：“2011年我們準(zhǔn)備著手做BW（報(bào)表系統(tǒng)），到時(shí)候會(huì)將現(xiàn)在這個(gè)BI系統(tǒng)放到集團(tuán)統(tǒng)一的平臺(tái)上，這樣能讓BI發(fā)揮更大的作用。”
無障礙溝通平臺(tái)
你在百度搜“中化化肥”時(shí)，在搜索列表里會(huì)出現(xiàn)這么一個(gè)結(jié)果：“中化化肥協(xié)同工作平臺(tái)。”沒錯(cuò)，這個(gè)平臺(tái)就是中化化肥的OA系統(tǒng)�！澳壳澳銈兛吹降倪@個(gè)OA系統(tǒng)，是我們?cè)?008年開始使用的。最初購(gòu)買它其實(shí)是為了總部和基層沒有阻礙地溝通�！狈顿R軍在最初來到中化化肥時(shí)，就產(chǎn)生了要上線OA系統(tǒng)的想法。在這個(gè)系統(tǒng)上，總公司可以上傳公司的文件、發(fā)布相關(guān)的通知；基層的分公司、生產(chǎn)企業(yè)、營(yíng)銷網(wǎng)點(diǎn)的費(fèi)用預(yù)算審批、報(bào)銷也通過這個(gè)來做。可以說這個(gè)OA在很大程度上起到了一個(gè)“總裁秘書”的作用，上傳下達(dá)，也讓各個(gè)地方的中化化肥的員工對(duì)企業(yè)有了更加強(qiáng)烈的認(rèn)同感和歸屬感。
2010年，范賀軍做的項(xiàng)目中，有一個(gè)是配合著0A系統(tǒng)的，就是公司的視頻會(huì)議系統(tǒng)�，F(xiàn)在絕大多數(shù)公司的通用溝通方式有三種：電話、電郵和MSN之類的即時(shí)溝通工具。如果這是個(gè)分公司和子公司分部較為分散的大型企業(yè)，涉及到培訓(xùn)和會(huì)議時(shí)，就會(huì)有這樣的現(xiàn)象發(fā)生�？偣静惶敢忸l繁開會(huì)，而每每一開會(huì)，就會(huì)有全國(guó)各地的“代表”千里迢迢地來到總部，舟車勞頓不說，還會(huì)產(chǎn)生一筆很大的費(fèi)用。而范賀軍在2010 年9月份啟動(dòng)的這個(gè)視頻會(huì)議系統(tǒng)正是為了解決這樣的問題。
到目前為止，北京總部、17家分公司和所有生產(chǎn)企業(yè)已經(jīng)部署完畢。雖然從開始實(shí)施到現(xiàn)在才不到3個(gè)月的時(shí)間，可體現(xiàn)出來的作用還是非常明顯的。“我們的分公司和生產(chǎn)企業(yè)到北京都是有數(shù)據(jù)專線的，以后這個(gè)專線上只是運(yùn)行ERP系統(tǒng)。自從上了視頻會(huì)議系統(tǒng)，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)資源就被完全利用起來了�！弊鳛橐粋�(gè)稱職的企業(yè)信息化的管理者，范賀軍對(duì)于企業(yè)網(wǎng)絡(luò)資源的利用率有著很高的標(biāo)準(zhǔn)。
另外一個(gè)重要的方面是，以前，決策和戰(zhàn)略意圖都是總部這邊的管理層自己開會(huì)商議。自從上了視頻會(huì)議系統(tǒng)，分公司和生產(chǎn)企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層可以直接參與到一些決策會(huì)議中，這樣能夠更快更直接地領(lǐng)會(huì)總公司的“先進(jìn)思想”和戰(zhàn)略意圖。過去每年都只開幾次大型的會(huì)議，成本高不說，將不同地區(qū)的人集中到一起也比較困難。視屏?xí)h系統(tǒng)的上線，不但免除了大家來回出差，開會(huì)的頻度也有所增加。這種無障礙的溝通對(duì)于大型企業(yè)的工作效率的提高有著極大的作用�！拔覀冞�可以讓分公司的員工和北京員工同事參加培訓(xùn)，這樣的統(tǒng)一培訓(xùn)對(duì)于培養(yǎng)員工的整體職能也發(fā)揮著很好的作用。”
據(jù)悉，下一步這個(gè)視頻會(huì)議系統(tǒng)有可能會(huì)部署到銷售網(wǎng)點(diǎn)上，但是由于中化化肥的網(wǎng)點(diǎn)較多，并且在不斷擴(kuò)張當(dāng)中，可能會(huì)牽扯到一系列的投入問題。
滾動(dòng)式規(guī)劃，IT永不脫節(jié)
目前，中化化肥的未來3年滾動(dòng)式規(guī)劃已經(jīng)做完。中化化肥在每年的10月到11月份都會(huì)做接下來3年的滾動(dòng)式規(guī)劃，當(dāng)然這其中也包括企業(yè)信息化的戰(zhàn)略規(guī)劃。整個(gè)規(guī)劃的過程中，IT部門都會(huì)參與其中，和業(yè)務(wù)部門充分溝通。在企業(yè)確定了未來3年的業(yè)務(wù)規(guī)劃后，信息技術(shù)部會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)的需求去確定信息化的重點(diǎn)�！拔覀儠�(huì)做信息化的預(yù)算，當(dāng)然這個(gè)會(huì)根據(jù)公司的經(jīng)營(yíng)情況來調(diào)整和確定下一年IT方面的計(jì)劃。這個(gè)計(jì)劃會(huì)在每年的12月份確定下來。”范賀軍介紹道。
由于在整個(gè)過程中，IT部門是完全參與的，中化化肥的信息化建設(shè)一直和業(yè)務(wù)部門的戰(zhàn)略結(jié)合得非常好。 “其實(shí)這對(duì)于我們這些做信息化的人提出了更高的要求。你是否真的理解公司信息化戰(zhàn)略，你能否把這種業(yè)務(wù)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)化為IT戰(zhàn)略，都是作為一個(gè)合格IT人員需要不斷思考的�！狈顿R軍對(duì)于IT對(duì)業(yè)務(wù)的支撐十分重視。從范賀軍進(jìn)入中化開始，每年制定下一個(gè)3年的滾動(dòng)計(jì)劃時(shí)，IT部門都會(huì)全程參與，并且不斷地與業(yè)務(wù)部門溝通。通過這種溝通，IT人員對(duì)于業(yè)務(wù)部門的工作充分了解，并且根據(jù)這種理解提出信息化建設(shè)的規(guī)劃和計(jì)劃。
2011年，中化化肥信息化的重點(diǎn)將會(huì)集中在CRM（客戶關(guān)系管理）和BW的上線上。目前，中化化肥還有5家生產(chǎn)企業(yè)未實(shí)施SAP，這也是2011年比較重要的一件事。在未來3年的規(guī)劃中，物流系統(tǒng)和電子商務(wù)平臺(tái)將會(huì)被列為重點(diǎn)發(fā)展的對(duì)象。因?yàn)楸旧硎羌a(chǎn)、供應(yīng)、銷售為一體的大型企業(yè)，電子商務(wù)平臺(tái)的推出是受到很大的期待的。2011年將會(huì)先實(shí)施內(nèi)部的電子商務(wù)，等到成熟后將會(huì)全面推向外部。
（劉舒佳）
